Cuando el conocimiento dependía de unos pocos
Antes de la irrupción de las normativas ISO, cuando NO se estilaba un control de la documentación metódico y controlado, muchas empresas, en determinadas áreas, estaban a merced de la brillantez, experiencia y buen hacer de ciertos individuos.
Personas que, con el tiempo, conocedoras de su “poder” como únicos expertos, establecían sus propios reinos de taifas, campando a sus anchas y manejando el “cortijo” a su antojo.
Además, sabedoras de su “tesoro” y por pura supervivencia, solo soltaban píldoras de conocimiento de manera puntual.
Las justas y necesarias.
Y ante cualquier adversidad: “Tranquilo, ya lo hago yo”. No sea que…
Pescar para otros, pero sin enseñar a pescar
“Yo pesco para ti cuando tengas hambre, pero no se me ocurrirá enseñarte a pescar”.
Y ojo!!! Eso sí, profesionales como la copa de un pino y trabajadores como los que más. “Chapeau” por su compromiso, resolución y eficiencia. “Al César, lo que es del César”.
Pero, sin embargo, este enfoque es “pan para hoy y hambre para mañana”.
Cuando los genios también se jubilan
Deberíamos saber que “esto” no es Sildavia y estos “genios” de impagable valor también se jubilan.
Y ahí, quién nos lo iba a decir, empiezan todos nuestros males.
Porque cuando el conocimiento no está documentado, compartido y gestionado, la salida de una persona clave puede convertirse en un auténtico cataclismo organizativo.
Lo que nos enseñó la ISO
La ISO nos enseñó a “escribir lo que hacemos” y a auditarnos para verificar que realmente “hacemos lo que escribimos”.
Y, aunque probablemente las primeras ISO se adoptaron para “vender más” que el vecino, lo cierto es que su implantación “en casa” nos ha creado el hábito de trabajar con:
- gestión documental,
- histórico de ediciones,
- listas de distribución con copias controladas,
- trazabilidad documental,
- indexación multicriterio para acceder mejor a la información.
Construir cultura documental no siempre apetece
Y aunque partir desde cero y sin cultura de gestión documental puede resultar un verdadero “coñazo”, sin un beneficio aparente, la realidad es muy diferente.
A parte de trabajar de una manera:
- coherente,
- planificada,
- metódica,
- controlada,
- colectiva,
lo que conseguimos es que el “conocimiento” y la “experiencia” se queden también “en casa”.
Y que las transiciones no se conviertan en un cataclismo.
Además, facilita la evolución al contar con una retrospectiva real.
Retener talento y alargar su valor
Y esto no nos exime de tener que buscar de manera activa el “talento”.
El talento es imprescindible para apuntalar bien el “presente”.
Simplemente, una buena gestión documental nos ayuda a retenerlo y a “alargar” este beneficio hacia el futuro. Porque no se trata solo de tener personas brillantes. Se trata también de que su conocimiento deje huella, método y continuidad.
No se trata de escribir por escribir
No se trata de “escribir por escribir”.
Esto no va “por peso”.
Invertir en el “contenido” es fundamental.
No escribir de más. Ni de un modo literario.
Sino de forma:
- clara,
- concisa,
- breve,
- práctica,
- entendible.
Para que cualquier hijo de vecino, aunque profano en la materia, sepa entenderlo y, por qué no, seguirlo y aplicarlo.
Los Sistemas Integrados de Gestión como espejo de la empresa
Los Sistemas Integrados de Gestión no son un bien menor y debemos invertir en ellos.
No para justificar.
Sino para poder “reconocernos” a nosotros mismos en cualquier momento.
